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退稿也能优雅?学术期刊编辑的“退稿不退人”沟通技巧
2024-04-24 09:38     (点击)

期刊最重要的关系就是编辑与作者的关系。编辑与作者的关系处理得好,就能增加作者对期刊忠诚度。最能影响期刊编辑与作者关系的流程是退稿处理。退稿是最棘手而又最重要、最需技巧的环节。很多学者都讨论了退稿的处理技巧,如李建军等提出退稿的说服性传播,即编辑如何把审稿结论等信息传递给作者,并有效地说服作者接受意见,顺利达到退稿目的;周国清从退稿的语言技巧出发,介绍与作者面对面时退稿的八种技巧,但面对面退稿方式在期刊退稿中只占一小部分,难以推广。颜廷梅等讨论了退稿的各种方法,力图做到退稿不退人,稳定作者队伍。夏伟提出在退稿中培养人才的观点,建议编辑在处理退稿时,给作者提出修改意见,帮助作者提升稿件质量;吴锦雅等提出退稿不能千篇一律,要根据作者身份、稿件具体情况作不同处理;蔡琳等还提出基于对作者的爱护,退稿应该快速,该观点有积极意义,但是退稿太快,容易引起作者的质疑。


以上文献所提出的方法均有借鉴意义,但仅从退稿技巧的角度出发研究期刊的退稿方式。期刊退稿率可高达90%,如此大的退稿量使得期刊编辑在退稿信中往往使用“套话”的退稿语言,如果单凭技巧,缺乏用心沟通交流,容易造成语言机械化,引起作者反感,导致作者无法理解退稿的原因,容易造成作者流失,不利于作者队伍的稳定。在互联网广泛应用的今天,作者、编辑、学术期刊三者之间关系发生了变化,退稿必须进行相应的模式创新,以适合时代要求。


退稿存在的问题及原因分析


1、存在问题与负面影响


存在问题

当前,学术期刊普遍采取网络化投稿方式,编辑也采取多种新媒介与作者进行交流互动,因此,传统的书信、电话等退稿方式让位于新媒体退稿方式。新媒体下编辑退稿时普遍存在以下几种问题:


(1)退稿过于迅速。在线投稿系统的采用,使得作者投稿和编辑稿件处理可即时完成。作者在线投稿后,由于编辑处理速度快,稿件当天被期刊编辑退稿。而编辑仅以“不适合本刊选题”几个字回复作者,容易给读者造成“编辑不认真审稿”的印象。


(2)退稿超过限期。在线投稿系统中能透明显示各个阶段的审稿期限,让作者监督;不同学术期刊审稿周期也会在期刊官方网的投稿须知里公布。一些期刊编辑对作者来稿处理较慢,甚至超过编辑部所规定的审稿周期,超期后才给作者退稿通知,并在退稿通知中也没作任何解释,或只是简单一句“稿件选题不适合本刊,建议另投他刊”。这种对作者不负责的退稿方式,容易导致作者对期刊忠诚度的降低。


(3)退稿言语过于简单。在线投稿系统中有退稿模板,只需在相应的选框中选取退稿类型,即可回复;电子邮件投稿中,其退稿通知也可事先备好退稿模板,直接复制、粘贴模板文字。这些情况实际上是模板化的退稿方式,即事先已经定好回复格式,一经复制或选中就完成退稿流程,不少期刊退稿时仅套用一句模板化的退稿句子:“您的稿件经审阅,不符合我刊要求,建议改投他刊”。这类退稿通知中没有说明任何退稿理由,让作者失望。


(4)约定式退稿。约定式退稿或默认退稿采取约定自然淘汰方式,作者在线投稿后,投稿系统自动回复作者一封电子邮件,在电子邮件中“敬告作者: 您的论文已收到。若3 个月之内未收到录用通知, 请自行处置”;这是一种非人性化、消极的退稿方式,不利于期刊发展,不值得提倡。


(5)石沉大海式退稿。作者投稿后,论文犹如石沉大海,作者既不知道审稿状态,也不知道审稿期限,无法决定是该改投还是继续等待结果。


负面影响

互联网环境下,学术期刊不当的退稿方式,将引起消极的舆论,并将学术期刊推上舆论的风口浪尖,给期刊造成了严重的负面影响。


首先,期刊形象严重受损。新媒体下作者和读者都通过搜索网络上的评价获取学术期刊的办刊质量和服务,消极舆论将导致期刊难以建立起负责任的期刊品牌形象。其次,作者忠诚度减少。互联网上信息开放共享以及传播增加了作者选择空间,作者很容易从一个期刊转换到另一个期刊,不负责任的退稿方式容易导致作者的失望和不满,并以实际行动来抵制该学术期刊。


再次,不利于吸引优质稿源。在同类级别的期刊中,忠诚情结驱使作者将稿件优先考虑投给服务态度较好的期刊,忠度诚下降将不利于吸引作者将首创作品投给本刊;另外,作者比较乐意将文章投给负责任的期刊,即使文章达不到录用要求,也能从退稿中得到修改意见,有利于提高稿件质量。最后,不利于稳定作者队伍,建立核心作者群。以自媒体为代表的社交网络将作者形成一个个作者群,作者群之间存在一定交集,互相分享投稿经验,讨论不同期刊办刊质量以及出版服务,消极的退稿方式所引起的舆论将在自媒体群中传播,不利于学术期刊核心作者群的建立。


2、原因分析


退稿中存在的问题,暴露了学术期刊的服务理念、编辑素养等方面有待改进。


学术期刊服务理念不到位


期刊核心竞争力来自于优质稿件,作者是期刊的生命线,没有作者来稿,期刊如无米之炊。然而,当前学术期刊由于在稿件供求关系中处于主动地位,很多期刊的服务理念没跟上;作者处于被动地位,面对简单粗暴的退稿方式只能一声叹息。


编辑缺乏相关素养


编辑素养包括思想认识、责任心、业务水平等。


(1)缺乏必要的思想认识。首先,缺乏作者重要性的思想认识。作者对期刊的作用,如水对鱼的作用一样重要,长期处于被动接收来稿的编辑,还没有从思想上正确认识到作者的重要性。


其次,缺乏退稿交流重要性的认识,特别是互联网下作者与学术期刊供求角色转换的认识。一方面,无技巧的退稿交流会导致作者对期刊产生误解,不利于形成良好的作者-期刊关系;另一方面,互联网增加了作者的期刊投稿选择途径,期刊逐渐失去了主动地位,必须依靠退稿交流来稳定作者队伍。最后,缺乏对新媒体的舆论作用和影响力的了解。新媒体舆论的形成和传播速度、广度和强度远超过传播媒体,退稿过程中形成的积极和消极舆论对期刊有重大的影响,但编辑还没有认识到这一点。


(2)缺乏责任心。由于退稿的数量较多,部分编辑责任心下降,采取模板化的退稿方式或约定式退稿,退稿过程没有做到用心与作者沟通交流,或是采取应付式语言来敷衍作者,更不用说在退稿中与作者达成共识、取得作者理解、发现和培养作者人才。


(3)业务水平不高。一方面,编辑缺乏沟通理念,没有掌握沟通的技巧,退稿过程中显得形式化,更谈不上退稿中的沟通技巧;另一方面,出版过程中编辑对互联网工具的应用掌握程度不好,没有熟悉并更好利用在线投稿系统的退稿功能,更没有在退稿过程中将多种媒介工具融合,做到多种退稿方式相结合。


互联网时代学术期刊退稿模式特征


互联网给学术期刊办刊理念和办刊方式带来了转变。特别是进入了“互联网+”时代后,学术期刊退稿模式有了新的特征。“互联网+”是李克强总理在2015年《政府工作报告》首次提出,并纳入国家行动计划。“互联网+”六大特征是跨界融合、创新驱动、重塑结构、尊重人性、开放生态以及连接一切。“互联网+”在出版业受到学者的重视,从出版转型升级路径、打造出版科技精品工程、跨界并购与融媒创新、学术期刊同质化等角度进行研究,但鲜有文献报道从互联网,特别是“互联网+”学术期刊退稿的视角进行研究。互联网给学术期刊出版及作者关系维护方式带来新变化,在退程环节中更加重视媒介融合,注重编辑与作者的沟通交流,创新退稿理念,实践人性化退稿新技巧。


(1)退稿过程中通过多种新媒体工具融合进行沟通交流。互联网下多种新媒体的融合使用,为编辑退稿提供多种选择。传统媒介如书信、手机短信、电话等,被互联网下的电子邮件、在线投稿系统、微信(以及公众号)、QQ等取代,但不能局限于一种退稿方式,而是要结合作者的特点,为不同的作者提供不同的退稿方式,实现多种新媒介的融合交互使用


(2)退稿过程中通过媒介融合连接一切,并产生舆论效应。互联网的媒体跨界融合、连接一切的特征导致舆论传播速度快、传播面广。微博、微信公众号、QQ群、Twitter、Facebook,以及以百度、Google为代表的搜索引擎的发展,使得信息瞬间传播到用户终端。学术期刊如果采取非人性化的退稿方式,激起作者发贴批评,经过朋友圈的评论和转发,容易形成消极的网络舆论;相反,良好的期刊退稿服务态度引起作者的好评,通过社交媒介在社交网络上传播,引起积极的网络舆论。网络舆论对学术期刊的影响力和声誉至关重要,必须给予重视。


(3)互联网下学术期刊稿源供求结构的转变召唤人性化退稿理念和作者服务。传统的学术期刊投稿方式是纸质投稿,以邮寄方式寄送稿件,投稿形式单一,又加上期刊信息资源获取难,作者投稿的选择空间窄,稿源供求结构中学术期刊占优势;互联网的普及打破了学术期刊稿源供求关系的平衡,信息资源的共享和信息来源的扩大、社交网络的兴起、搜索引擎的精准搜索功能增强,以及学术期刊在投稿上普及互联网在线投稿,作者投稿选择途径增多,以学术期刊为中心的稿源供求关系逐渐转化为以作者为中心的稿源供求结构,这对学术期刊的编辑-作者关系维护提出了更高要求。因此,学术期刊必须引入新的退稿理念和技巧,重视人化性退稿理念;转变作者服务方式,实现以期刊为中心向以作者为中心的服务模式转变,达到退稿不退人目的。.


(5)利用互联网将退稿的消极因素转化为创建和形成期刊-作者生态圈的积极因素。退稿始终是影响作者-期刊关系的一个重要因素,要加以引导和转化,利用互联网的开放式特点,学术期刊持公开、开放的服务态度,通过良好的退稿服务来树立起期刊负责任的品牌形象,并通过媒介融合实现作者、编辑、学术期刊相互协同、相互交流、相互沟通,形成一个和谐、可持续发展的“期刊-编辑-作者”生态圈。


退稿的交流理念和沟通技巧


互联网下,为了打造一个良好的出版生态,必须重视退稿的沟通技巧。编辑是退稿的主要执行人,要重视树立起交流理念,掌握和应用沟通技巧,才能促进“期刊-编辑-作者”生态圈的形成。


1、编辑在退稿中的交流理念


编辑在退稿过程中要树立起用心交流、辅以技巧、媒介融合的理念。


用心交流指的是编辑在退稿过程中首先要用心与作者进行沟通交流,从作者的角度出发,为作者着想,从尊重作者、关心作者、扶持作者的角度,放下居高临下的姿态,让读者感受到编辑是真心对待作者,尊重作者,愿意与作者分享信息、思想和情感,愿意帮助作者,在写作上对作者进行指导与扶持。只有用心去退稿,才能引起作者的共鸣;只有用心去退稿,才能在繁重的退稿任务中不致于陷入僵化的退稿风格;只有用心去退稿,才能做到人性化交流。


辅以技巧是指退稿技巧作为心心交流的润滑剂,使得与作者沟通更顺畅,交流更富成果。但退稿技巧只能作为一种辅助手段,不能替代心心交流,否则就使得退稿变成机械化。只有做到用心交流、辅以技巧,才能做到退稿不退人,增加作者对期刊的忠诚度。


媒介融合是互联网时代的重要特征,互联网下编辑与作者之间的沟通交流是通过不同的媒介进行的,而并非是面对面之间的交流,有效的媒介融合增强了沟通交流效果。


为了让作者感受到编辑的用心,期刊编辑要重视以下几个方面:


(1)采用贴切语言。采用作者能接受的沟通风格,注意语言的表达,不能采取居高临下的语气;在退稿通知的写作上,首先对作者来稿表达感谢,并指出作者来稿中的闪光点,这是对作者的尊重、肯定和鼓励;其次是退稿信的主体内容,说明作者来稿未被录用的原因,如稿件质量未能达到刊物要求、与本刊性质不合等,退稿原因说明必须有说服力;最后对作者稿件未被录用表达歉意,同时也鼓励和欢迎作者继续投稿。


(2)运用多种媒介。编辑在退稿过程中要以互联网为平台,利用包括传统媒介和新媒介在内的多种媒介融合进行退稿,达到与作者互动沟通与交流;更好地了解作者,也让作者更好地了解期刊;为作者指明投稿和修改方向,让读者感受到编辑的用心,赢取作者的忠诚度;在培养作者人才的同时,发展作者资源。退稿中可运用的媒介有电子邮件、微信、QQ等,目前期刊普遍采取电子邮件退稿,互联网下对于电子邮件上无法解释清楚的退稿原因,编辑可通过微信的文字、语音或视频与作者实时沟通。一些期刊别出心裁,精心制作了编辑部的红头文件格式电子信笺,最后落款是编辑部的红印章,电子信笺附在电子邮件上发送,显得庄重,显示出期刊对作者的尊重,表明稿件是经过编辑部慎重考虑后决定退稿。电子信笺是媒介运用中值得推广的方式。


(3)分析退稿对象。沟通应做到因人而异,切忌所有作者都使用相同语句。要根据文章内容、作者信息以及文章特点来分析作者的身份特点,并根据身份特点采取不同的沟通方式:如果是新人,宜采用鼓励、扶持的方式;如果作者是有一定水平的研究人员,则应该将稿件中存在的问题给作者分析;如果作者是有影响的专家或学者,宜采取商榷的态度,取得作者的理解。根据不同作者采取不同的沟通方式,体现了编辑用心沟通。


2、编辑在退稿中的沟通技巧


以互联网为平台,采用多种媒介融合为交流工具,以用心交流、辅以技巧、媒介融合的理念为指导,熟悉、掌握和运用各种沟通交流技巧,并将退稿过程的交流理念与沟通技巧相结合,并上升到沟通交流技巧。


丨解释技巧


期刊编辑部经常会遇到如下情况:作者在没有了解期刊栏目和办刊主旨的情况下就进行投稿,稿件内容显然不适合本刊选题。如果退稿太快,并没有作任何解释,只是一句话“您的稿件经审阅,不适合本刊选题,建议改投他刊”,作者会质疑该期刊究竟有没有实施严格、科学的审稿制度。在这种情况下,期刊宜使用人性化语言,不能复制固定模板的套话来回复作者。编辑可首先对文章作总体评价,分析其选题所属学科,在此基础上,指出本刊的栏目设置以及办刊主旨,最后要特别指出:“为了不担误作者文章的发表时间,故作退稿处理”。作者收到这样的退稿,会感受到编辑是经过严格、科学的审稿流程后作出的退稿决定,而不是仓促、马虎的退稿决定。


例如,某个编辑类的期刊在退稿通知中作了以下说明:“……您可能不了解,我刊实际上是科技(自然科学)编辑期刊,读者对象主要是科技编辑,特别是科技期刊的编辑,来稿不符合我刊报道范围,请另投他刊。”通过真诚的解释,让作者了解了期刊的办刊风格、刊物选题、栏目特点等,为作者的再次投稿打下基础。这种交流是作者比较乐意接受的。


期刊编辑部还会经常遇到另一种情况:由于某些原因,如审稿专家审稿延误、责任编辑出差等,超过了期刊所公开承诺的审稿期限,对作者造成一定的影响,耽误了作者另投他刊的时间,如果不加解释,容易引起作者愤慨。编辑在退稿时,要注意用语的适当,除了具体解释延迟退稿原因,还要向作者真诚致歉,以取得作者谅解。尽管无法彻底消除作者的不满情绪,但至少在一定程度上可减轻对期刊声誉造成伤害。


建议技巧


如果因为选题不适合期刊而被退稿时,作者期望能得到专业的改投建议。编辑在退稿时,如能结合对同行期刊栏目和选题的了解,给作者建议,那么作者得到的是意外惊喜,而回馈给期刊的是感激与忠诚。编辑在退稿中,宜采用如下的建议语言:“文章选题很好,实用性强,但本刊没有相关选题的栏目。建议作者改投到X1期刊,因为该刊有适合文章选题的栏目;或投X2期刊,因为该刊比较偏向于实用性强的文章,而作者文章恰恰属于这一类型。”与“您的稿件经审阅,不符合本刊选题,建议改投他刊”的退稿通知相比,编辑在与作者退稿交流时采用建议技巧,为作者指明“他刊”的方向,带给作者的感受完全不一样,短短一行字却凝聚了编辑对作者高度负责的态度。因此,编辑要从作者的角度出发,为作者着想。对于选题比较好、但又不适合本刊的文章,从培养作者的角度出发,编辑可根据稿件的质量和特点,利用自己对其他期刊栏目特点的了解,为作者文章的改投提出中肯的建议。


审改技巧


期刊在退稿时,可在退稿邮件中鼓励作者,为作者指出其写作的不足之处,给出修改意见;指导作者选题,为其指明创作方向。给作者提修改意见时,不仅从宏观的角度提出意见,还从微观上具体指出作者文章中语法、文字和结构错误。作者可感受到期刊编辑并不是马虎审理稿件,其创作价值得到尊重,让作者心服口服,接受退稿结果;在退稿之余,还能得到稿件具体修改建议,有利于作者通过修改提升稿件质量或增加被他刊录用的概率。期刊如此坚持下去,作者每次投稿都抱着交流、学习的态度来投稿,对稳定作者队伍、增加作者忠诚度有帮助。编辑在退稿中可采用两个附件:附件一是退稿信,从整体上评价文章,重点突出文章的不足之处;附件二是原文审改稿,对稿件的内容作出修改或指出错误之处,如语句不通或口语化、标点符号错误等问题。以审改为主的退稿交流技巧值得推广,因为它除了给作者指明修改的方向之外,还向作者传递了一个信号:期刊对作者投稿非常重视,对文章进行过仔细审读。


约稿技巧


编辑在退稿信中宜加上约稿文字内容,体现出期刊重视作者。退稿可添加如下文字:“虽然您的文章未被录用,但我们非常感谢您对本刊的支持与信任。希望今后加强联系,如有佳作恳请继续投给本刊”;或在退稿中写道“若有其他优秀稿件,欢迎不吝赐稿”。编辑在退稿前,可对来稿中提供的作者信息,并结合文章质量进行评估;如果该作者可能是潜在的核心作者,则征询作者最新创作计划,或有没有适合本刊选题的其他文章,并将本刊年度重点选题以及本刊近期选题附在退稿信后,并定期向作者推介本刊选题。退稿中约稿交流方式经常取得良好的效果,为期刊发展作者人才、增加期刊来稿量起重要作用。


结语


在互联网办刊环境下,学术期刊生态圈的建立有赖于编辑退稿技巧的发挥。退稿是期刊在作者关系处理中最重要环节。如果处理不当,将会导致期刊作者队伍减少。因此,期刊必须重视退稿中运用理念和沟通交流技巧。通过编辑与作者的用心沟通交流,增加作者的信赖感和忠诚度,并通过作者在其社交学术圈里的宣传,扩大期刊影响力,树立期刊负责任的品牌形象,扩大作者队伍。编辑在退稿中要用心交流、辅以技巧、媒介融合,利用媒介融合的便利,从服务作者的角度出发,花心思为读者解决问题,让读者深深感到期刊对他们的尊重,才能做到退稿不退人。


本文来源丨《中国科技期刊研究》2017年第10期,原题:学术期刊退稿中编辑与作者的沟通技巧

作者丨谢文亮,编辑,广东财经大学期刊中心,广东财经大学大湾区网络传播与治理研究中心





转载自:学界



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