一、工作要求和说明

1.每期收集到的论文，集中存放在一个文件夹（以下简称“每期论文文件夹”）内，文件夹名称为“四位年+2位期号+拟出版论文+2位论文总数”，例如“202403拟出版论文21”，代表，该文件夹中存放的是2024年第三期论文，共21篇。如图1所示。

图1 每期论文文件夹样式

   2.在上述文件夹内，为每个责编提供的论文建立单独的文件夹，以下简称“责编文件夹”。文件夹名称格式为：“责编姓名+2位本期提供的论文篇数+篇”。如“张三12”，该文件夹名称代表：责编张三提供了12篇论文。如图2所示。

图2 责编文件夹样式

3.在“责编文件夹”内，应该有相应数量的文章。如果该文章还附带图像，应该单独为该文章建立单独的文件夹下称“文章文件夹”。文件夹名为“第一作者姓名+文章标题”。该文章所附带的图像全部放在该文件夹内。文章文件夹样式如图3所示。

图3 文章文件夹样式

4.在“每期论文文件夹”的根目录下，建立一个EXCEL表，称“目录表”。文件名为“四位年+2位期号+目录表+2位月+2位日”，如“202403期目录表0711”。

EXCEL表中应包含以下列或字段：序号、作者姓名（全列）、论文题目、中图分类号、责编、备注。将本期计划刊出的全部论文按照责编的顺序依次录入上述信息。如图4所示。

图4 目录表内容样式

5、每期论文文件夹内，不包含压缩文件或压缩文件夹。

二、文件传递流程

将按上述要求整理好的“每期论文文件夹”，打包压缩成一个文件，通过OA发给“编目”负责人。并及时提醒编目负责人及时返回调整好顺序及添加了栏目的目录。